Omförhandling av transportavtal – så sänker handeln sina fraktkostnader
För många handelsföretag är frakten en av de största löpande kostnaderna – men samtidigt en av de minst analyserade. Många sitter kvar i gamla upplägg, med avtal som skrevs när volymerna såg helt annorlunda ut. Resultatet? Onödigt höga kostnader, otydliga tillägg och en logistikstruktur som inte längre matchar verksamheten.
Att omförhandla sitt transportavtal är därför inte en administrativ detalj. Det är en strategisk åtgärd som direkt påverkar lönsamheten.
Varför omförhandling är avgörande
Handeln förändras snabbt. E-handeln växer, leveranstider pressas och kundernas förväntningar ökar. Samtidigt justerar transportörer kontinuerligt sina prislistor genom:
- Bränsletillägg
- Indexjusteringar
- Zontillägg
- Storleks- och volymjusteringar
- Administrationstillägg
Många företag accepterar dessa förändringar utan att analysera effekten över tid. Det innebär att fraktkostnaden gradvis ökar – utan att någon aktivt tagit beslut om det.
En omförhandling skapar möjlighet att:
- Anpassa avtalet efter nuvarande volymer
- Få Billigare frakt
- Säkerställa rätt prisstruktur
- Eliminera onödiga tillägg
- Förbättra leveransvillkor
- Förhandla fram tydligare SLA:er
Vanliga tecken på att det är dags att omförhandla
Du bör se över ditt avtal om:
- Fraktkostnaden ökat snabbare än omsättningen
- Du har växt kraftigt i volym
- Du har expanderat geografiskt
- Du upplever återkommande feldebiteringar
- Ditt avtal är äldre än 2–3 år
Ett transportavtal ska spegla verkligheten i verksamheten. Om volymerna förändrats men villkoren står stilla är risken stor att du betalar för mycket.
Vad bör analyseras innan en omförhandling?
En framgångsrik omförhandling bygger på data – inte magkänsla.
Det innebär att du behöver analysera:
- Antal sändningar per månad
- Snittvikt och snittstorlek
- Geografisk fördelning
- Leveransprecision
- Returfrekvens
- Faktisk kostnad per order
Många företag saknar dock tydlig sammanställning av dessa nyckeltal. Därför är det vanligt att man går in i en förhandling med för lite underlag – vilket försvagar positionen.
Ett strukturerat arbete med att analysera och optimera sitt transportavtal ger betydligt bättre förutsättningar i dialogen med transportörer.
De största misstagen vid omförhandling
1. Fokus enbart på pris per paket
Det är lätt att stirra sig blind på grundpriset. Men tillägg och strukturen i avtalet kan ha större påverkan.
2. Ingen konkurrensutsättning
Att bara förhandla med befintlig leverantör utan jämförelse minskar förhandlingsstyrkan.
3. Bristande kontroll på tillägg
Många avtal innehåller dolda kostnader som först syns i fakturan.
4. Otydliga leveranskrav
Ett billigare avtal är värdelöst om leveransprecisionen sjunker och kundnöjdheten påverkas.
Så påverkar omförhandling lönsamheten
En justering på några kronor per sändning kan innebära hundratusentals kronor per år för ett växande handelsföretag. Men effekten är större än så.
Ett optimerat avtal ger:
- Stabilare marginaler
- Förutsägbara kostnader
- Bättre kassaflöde
- Tydligare kostnadskontroll
- Starkare konkurrenskraft
Frakten är ofta direkt kopplad till konvertering i e-handeln. Om kostnaden kan sänkas utan att leveranskvaliteten påverkas skapas utrymme för exempelvis fri frakt eller mer konkurrenskraftiga priser.
När är rätt tidpunkt att omförhandla?
Många väntar tills avtalet löper ut. Men det är sällan optimalt.
Bättre tidpunkter är:
- Efter kraftig volymökning
- Inför högsäsong
- Vid förändrat sortiment
- När leveranskvaliteten brister
- När branschindex förändras
Att vara proaktiv istället för reaktiv skapar ett bättre förhandlingsläge.
Frakt som strategiskt verktyg
Företag som arbetar strukturerat med sina transportavtal ser frakten som en del av affärsstrategin – inte bara en kostnadspost.
De ställer frågor som:
- Matchar avtalet vår nuvarande tillväxt?
- Är vår prisstruktur optimerad?
- Har vi rätt leveransvillkor?
- Är vår fakturakontroll tillräcklig?
Genom att arbeta datadrivet och systematiskt med omförhandling kan handeln frigöra kapital som istället kan investeras i marknadsföring, sortimentsutveckling eller expansion.
Sammanfattning
Omförhandling av transportavtal är en av de mest underskattade lönsamhetsåtgärderna inom handeln. Många företag betalar mer än nödvändigt – helt enkelt för att avtalen inte anpassats efter verkligheten.
Genom att:
- Analysera fraktdata
- Identifiera dolda kostnader
- Förbereda förhandlingsunderlag
- Säkerställa tydliga villkor
kan du skapa en mer kostnadseffektiv och konkurrenskraftig logistikstruktur.
I en bransch med pressade marginaler kan rätt transportavtal vara skillnaden mellan stagnation och tillväxt.